Comment préparer un appel d'offres pour un équipement de refroidissement d'urgence : guide complet

Que vous soyez responsable EHS en entreprise, SDIS, service médical d'événement ou service de santé des armées, préparer un appel d'offres pour un équipement de refroidissement d'urgence suit la même logique de fond : traduire une exigence clinique documentée en critères techniques vérifiables, puis comparer les offres sur cette base plutôt que sur le seul prix. Ce guide détaille la méthode, étape par étape.

En bref : un appel d'offres pour un équipement de refroidissement d'urgence doit spécifier une structure stable sur terrain non préparé et une immersion corps entier avec accès patient continu, puis évaluer les offres sur une grille pondérée (technique, prix en coût total de possession, références), jamais sur le seul prix d'achat (ACSM 2023, CIO/BJSM 2021, Décret n°2025-482).

Pourquoi cet achat exige une méthode rigoureuse

Le consensus scientifique est établi : l'ACSM, le Comité International Olympique (Hosokawa, Racinais et al., BJSM 2021) et Casa et al. (Exercise and Sport Sciences Reviews, 2007) convergent sur l'immersion en eau froide corps entier comme traitement de référence du coup de chaleur d'effort, appliqué selon le protocole "Cool First, Transport Second". En France, le Décret n°2025-482 renforce par ailleurs les obligations de prévention de l'hyperthermie d'effort en entreprise.

Un appel d'offres mal cadré expose à deux risques : retenir un équipement qui ne permet pas d'appliquer le protocole de référence dans la fenêtre thérapeutique utile (30 minutes), et engager la responsabilité de l'organisation en cas d'incident si l'équipement choisi ne correspond pas aux recommandations en vigueur.

Étape 1 : Cadrer précisément le besoin

Avant d'écrire la moindre ligne du cahier des charges, clarifiez :

• Le contexte d'usage (poste fixe, dispositif mobile, équipement embarqué en véhicule)
• Le volume d'exposition au risque thermique (effectif exposé, fréquence des interventions ou événements)
• Les utilisateurs finaux et leur niveau de formation réaliste
• Les contraintes de stockage, de transport et d'intégration à l'existant

Étape 2 : Choisir la procédure adaptée à votre statut d'acheteur

• Organisme public (SDIS, hôpital, collectivité) : le Code de la commande publique s'applique, avec un choix de procédure selon le montant estimé (MAPA en dessous du seuil de procédure formalisée, appel d'offres formalisé au-dessus, seuils à vérifier sur economie.gouv.fr).
• Entreprise privée ou organisateur d'événement : aucune obligation de procédure publique, mais une mise en concurrence structurée reste la meilleure garantie d'un achat justifiable en cas de contrôle interne ou de sinistre.
• Acheteur public : le recours à une centrale d'achat référençant un catalogue de fournisseurs reste une faculté, jamais une obligation. Une mise en concurrence directe par demande de devis élargit la comparaison à l'ensemble des fabricants conformes, y compris ceux non référencés sur catalogue.

Étape 3 : Rédiger un cahier des charges fondé sur des critères de performance

Un cahier des charges efficace décrit des critères mesurables, pas une marque ni un modèle précis :

• Stabilité de la structure : reste de niveau sur terrain non préparé, vérifiée par une démonstration chronométrée
• Immersion corps entier : épaules et cuir chevelu compris, conforme au protocole de référence
• Accès patient continu pendant l'immersion : structure ouverte permettant surveillance, prise de température, gestes de réanimation
• Robustesse des matériaux : structure et liner adaptés à un usage répété en conditions difficiles
• Portabilité et intégration : dimensions et poids repliés compatibles avec votre contexte d'usage
• Disponibilité des pièces et SAV : délais de livraison des pièces de rechange, conditions de garantie

Étape 4 : Évaluer les offres avec une grille pondérée

Pour un équipement de sécurité, ne faites jamais du prix le critère unique. Une pondération courante :

• 40 à 50 % valeur technique (conformité protocole, temps de déploiement démontré, robustesse)
• 30 à 40 % prix, raisonné en coût total de possession (achat, pièces, garantie)
• 10 à 20 % références et SAV

Exigez systématiquement une démonstration terrain avant décision finale : c'est le seul moyen de vérifier qu'un équipement tient ses promesses hors fiche technique.

Erreurs fréquentes à éviter

• Copier un cahier des charges générique sans l'adapter à votre contexte d'usage réel
• Se fier à une fiche produit sans démonstration chronométrée
• Choisir sur le seul critère prix d'achat, sans intégrer le coût total de possession
• Se limiter aux fournisseurs déjà référencés sans vérifier l'existence de solutions plus récentes

Kollder One™ et Kollder Go™, conçus pour répondre à ces critères

Kollder One™ repose sur une structure inox alimentaire stable à 6 points d'appui, avec un accès patient total et une capacité pour 2 personnes en immersion simultanée. Kollder Go™, le sac de transport hybride sac à dos/à roulettes (85 x 10 x 10 cm), facilite le déploiement sur le terrain, quel que soit le contexte d'usage.

Pour une démonstration ou un devis : kollder.com/#contact

Pour aller plus loin

• Fournisseur de baignoire de refroidissement en France : guide d'achat et critères de choix
• Comparatif des fabricants de baignoires de refroidissement d'urgence
• Comment préparer un marché public pour un équipement de refroidissement d'urgence (SDIS)
• Baignoire de refroidissement d'urgence pour la sécurité au travail
• Demander un devis Kollder

Sources

• ACSM Expert Consensus Statement on Exertional Heat Illness, 2023
• IOC Adverse Weather Impact Expert Working Group (Hosokawa, Racinais et al.), BJSM 2021
• Casa DJ et al., Exercise and Sport Sciences Reviews, 2007
• Korey Stringer Institute (KSI, Dr Douglas Casa)
• Décret n°2025-482