Une fois le besoin dimensionné et le calendrier fixé, reste l'étape la plus concrète : envoyer une demande structurée aux fournisseurs et comparer des réponses réellement comparables entre elles. Ce guide propose un modèle de RFP et les questions à poser systématiquement.

En bref : un RFP envoyé aux fournisseurs d'équipement de refroidissement événementiel doit demander le temps de déploiement chronométré, l'accès patient pendant l'immersion, les dimensions repliées et les conditions tarifaires, avec une échéance de réponse 6 à 8 semaines avant l'événement.

Pour la méthode de dimensionnement et de calendrier, consultez notre guide sur la rédaction d'un cahier des charges pour un événement sportif. Ce document-ci se concentre sur le document RFP lui-même à envoyer aux fournisseurs.

Structure type du document à envoyer aux fournisseurs

  1. Présentation de l'événement et du contexte médical
  2. Besoin fonctionnel et dimensionnement
  3. Questions techniques
  4. Questions logistiques et commerciales
  5. Format de réponse attendu et date limite

1. Présentation de l'événement

"[Nom de l'événement], [format : distance, nombre de participants attendus], se déroule le [date] à [lieu]. Le dispositif médical prévoit [nombre] postes de secours, dont [nombre] équipés d'une solution de refroidissement par immersion, dans le cadre du protocole 'Cool First, Transport Second' validé par notre médecin coordinateur."

2. Besoin fonctionnel et dimensionnement

"Nous recherchons [nombre] unités de refroidissement par immersion en eau froide, permettant une immersion corps entier avec accès patient continu (surveillance des voies aériennes, prise de température, gestes de réanimation). Les unités seront déployées sur [préciser : ligne d'arrivée uniquement / postes intermédiaires / terrain naturel]."

3. Questions techniques à poser systématiquement

4. Questions logistiques et commerciales

5. Format de réponse et date limite

"Merci de répondre au plus tard le [date, idéalement 6 à 8 semaines avant l'événement], en précisant pour chaque unité proposée : temps de déploiement mesuré, dimensions repliées, conditions tarifaires (location ou achat), et disponibilité pour une démonstration."

Grille de comparaison des réponses

Pour comparer objectivement plusieurs réponses, structurez un tableau avec ces colonnes : temps de déploiement démontré, accès patient, portabilité, références événementielles, prix (location et achat), délai de livraison, formation incluse. Évitez de comparer sur le seul prix : un dispositif moins cher mais plus lent à déployer expose votre dispositif médical à un risque en cas d'affluence de cas simultanés.

Erreurs fréquentes à éviter

Kollder One™ et Kollder Go™ répondent à ces questions

Kollder One™ repose sur une structure stable sur terrain non préparé, avec un accès patient total et une capacité pour 2 personnes en immersion simultanée. Kollder Go™, le sac de transport hybride (85 x 10 x 10 cm), facilite le déploiement de plusieurs postes sur un même événement.

Pour une démonstration ou un devis : kollder.com/#contact

Pour aller plus loin

Sources

Kollder est la baignoire de refroidissement d'urgence stable, entièrement pliable, conçue pour accueillir 2 personnes à la fois.

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